eRechnung


Rechtlicher Hintergrund:

Die Annahme von E-Rechnungen ist seit 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht. Auf Länder- und kommunaler Ebene ist der späteste Zeitpunkt für die Umsetzung der Richtlinie der 18.04.2020.

Die Verordnung greift auf die EU Richtlinie 2014/55/EU zur Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vom 16.04.2014 zurück.

1. Allgemeines zur eRechnung

Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, so dass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist. Eine elektronische Rechnung (eRechnung) muss folglich alle relevanten Daten in einem strukturierten Format bereitstellen.

Vorteile:

  • Wegfall von Papier / Porto: Ressourcen werden gespart
  • schnellere (digitale) Weiterverarbeitung der Rechnung und schnellere Zahlungsabwicklung
  • die Rechnung wird automatisiert der entsprechenden Bestellung bzw. dem Bearbeiter zugeordnet
  • Zeitersparnis – Postwege werden vermieden
  • Die Servicequalität der Finanzbuchhaltung wird erhöht
  • Sukzessive Reduktion bei der Lagerkapazität von Papierbelegen/-akten

Das bedeutet im Umkehrschluss: Eine Bilddatei, ein reines PDF ohne strukturierte Daten oder eine eingescannte Papierrechnung ist keine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie.

2. Wann muss ich eine eRechnung ausstellen?

Wenn Ihr Unternehmen Lieferant ist bzw. Dienstleistungen für die Hochschule Stralsund erbringt.

Hinweis: Ab 27.11.2020 müssen alle Lieferanten und Dienstleister der öffentlichen Verwaltung ihre Rechnungen elektronisch stellen. Davon ausgenommen sind:

  • Direktaufträge mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro
  • Organleihen
  • Auslandsbeschaffungen sowie
  • verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge, die der Geheimhaltung unterliegen.

Hier finden Sie weitere Informationen zur eRechnung für Dienstleister oder Lieferanten.

3. Kosten der eRechnung

Keine.

Hinweis: Wenn Sie einen Dienstleister zur Übermittlung von Rechnungen wählen, können Kosten durch diesen Dienstleister anfallen

4. Wie kann ich eine eRechnung übermitteln?

Geben Sie die Pflichtangaben nach § 5 der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) an. Ihre Rechnungen im Datenformat XRechnung, EDI, XML, ZUGFeRD können Sie per E-Mail an folgende Adresse senden:
erechnung@hochschule-stralsund.de

Wichtig: die Rechnung muss strukturierte Daten enthalten und darf keine Bilddatei, kein reines PDF (ohne strukturierte Daten) sein bzw. es darf sich nicht um eine eingescannte Papierrechnung handeln.  

5. Erforderliche Unterlagen

Rechnungsbegründende Anlagen können als Anlage der Rechnung beigefügt werden. Das Einsenden einer Originalrechnung entfällt.